"Suka duka memberikan bantuan ilmu ke masyarakat aceh..
Capacity Building, tak semudah yang kita bayangkan…."
“Apa Pak, Berubah lagi?” Erika terkaget mendengar Pak Ismet mengatakan perubahan jadwal pelatihan yang sudah berubah ke tiga kali nya. Jadwal yang sudah tersusun rapi berikut detail budget yang telah diperhitungkan matang terbuang sia-sia hanya menjadi onggokan kertas di salah satu sudut sisi kantor IREP-IPM. Tim Capacity Building (CB) IREP IPM sedang berjuang untuk menyusun proposal pengadaan training Pengadaan Barang & Jasa (Procurement) dan Pelatihan Kendali Mutu, Kendali Kontrol & Lingkungan (QC-qa & Safeguards).
Misi Bank Dunia di April 2008 menghasilkan keputusan bahwa CB IREP IPM harus menyusun proposal tahap I yaitu Capacity Building for Infrastructure Program Protection atau sering disebut Fast Track Program dengan nilai 5,95 M IRD. Oleh sebab itu seluruh anggota tim harus berkoordinasi hingga proposal tersebut selesai pada Juni 2008. Proposal tersebut berisi garis besar Pelaksanaan Pelatihan Pengadaan Barang & Jasa (Procurement) dengan target peserta 200 orang dan Pelatihan Kendali Mutu & Lingkungan (QC-qa & Safeguards) dengan target peserta 800 orang (200 untuk profesional staff dan 600 untuk sub profesional staf).
Ternyata kerja keras CB IPM mendapatkan hasil, pada Juli 2008, CB IPM mendapat kunjungan dari Representatif Bank Dunia untuk bidang Capacity Building yaitu Mr. Omer dari Washington DC. Kedatangan Pak Omer ke Banda Aceh mendukung 100% Program CB yaitu pelaksanaan training. Dukungan itu ditandai dengan disusunnya Aide Memoar berisi dukungan terhadap pelaksanaan training.
Sebenarnya jika dilihat dari TOR (Terms of Reference) Capacity Building IREP-IPM, belum menjelaskan bahwa Tim Capacity Building harus melaksanakan training untuk periode tahun 2009. Namun setelah melalui diskusi panjang antara BRR dan IREP, menyepakati bahwa Pelatihan Pengadaan Barang & Jasa dan Pelatihan Kendali Mutu, Kendali Kontrol & Lingkungan (QC-qa & Safeguards) menjadi focus utama kegiatan Capacity Building saat ini.
Focus utama pelatihan awalnya ditujukan pada PPK dan kabupaten yang terkait dengan pengelolaan pengembangan infrastruktur dari proyek IREP IRFF, namun akhirnya focus tersebut beralih ke aparat di lingkungan SKPD pemerintah. Akhirnya proposal selesai dilaksanakan tepat sebelum misi Bank Dunia pada Oktober 2008. Persiapan misi Bank Dunia dipersiapkan dengan presentasi dan laporan utama berisi persiapan pelatihan dengan harapan mendapat dukungan dari Bank Dunia dan BRR sehingga training dapat dilaksanakan sesuai jadwal.
Tindakan lanjutan dari tercetusnya Aide Memoar tersebut adalah disusunnya Kerangka Acuan Kerja / TOR (Terms if reference) dari masing-masing pelatihan dan Proposal Capacity Building for Infrastructure Protection Plan - Training Implementation Plan for NAD – Nias. Sembari penyusunan proposal, misi Bank Dunia juga hadir di Oktober 2008. Pada saat itu, CB mempunyai kesempatan untuk mempresentasikan draft proposal yang sudah disusun dengan harapan mendapat dukungan dari Bank Dunia.
Ternyata, harapan itu sia-sia, Bu Lusi selaku Team Leader CB IPM naik menuju ruangannya setelah selesai melakukan presentasi di depan utusan Bank Dunia tertunduk lemas sambil menarik nafas. Ibu dua putra itu tidak berkata apa-apa hanya diam memasuki ruangannya di lantai dua dan langsung menyambar tas mukena nya berjalan menuju kamar mandi, sembari berjalan beliau sempat berpesan ke seluruh tim, katanya,”Saya sholat dulu, habis itu kita ngobrol sebentar”.
Seluruh tim seolah-olah mengerti dengan ekspresi team leader mereka, dan hanya berbisik-bisik mencoba menganalisa keputusan dari hasil presentasi tersebut.
“Saya mau seluruh tim ini solid!!!!” Begitu kata Bu Lusi sambil sedikit manrik nafas ke seluruh tim, setelah semua anggota berkumpul. ”Saya tidak mau melihat ada yang berlari-lari terbirit-birit karena ngurusin proposal yang deadline, sementara ada yang dengan santai saja pulang jam 5 teng, seolah-olah tidak punya tanggung jawab terhadap tugas capacity building ini sendiri”. Bu Lusi sedikit emosi mengeluarkan kata-kata yang menurut beliau memang harus disampaikan ke setiap anggota tim, karena sebelumnya beliau juga sudah mendapat teguran dan masukan dari Pak Sarwar, selaku Program Director IREP yang banyak mendukung untuk pelaksanaan pelatihan ini.
Seminggu sesudah liburan lebaran usai, seluruh anggota CB adalah penghuni terakhir kantor IREP IPM hingga larut malam, hingga pukul 2 pagi, terkadang jam 11 malam, dan pernah hingga pukul 5 pagi.
“Kaki saya sampai bengkak dan harus istirahat seharian dirumah” kata Pak Ismet, salah satu tim CB. Kenapa tidak? Paling tidak setiap harinya beberapa orang di CB harus pulang sampai larut malam, mungkin paling cepat jam 9 malam.
“Itu saja sudah syukur kalo sampai jam 9 malam” sambung Erika menimpali omongan Pak Ismet.
Seluruh anggota CB bekerja keras mengedit proposal tersebut hingga akhirnya pada 7 November, proposal Training Implementation Plan” dapat di submit untuk diberikan ke Bank Dunia.
Chris Summers, adviser Deputi Infrastruktur memberi banyak masukan dan terlibat langsung dalam penyusunan proposal “Training Implementation Plan”. Dimulai dari anggaran biaya dan jadwal yang selalu berubah sesuai dengan perubahan anggaran biaya. “Pak Chris, itu semakin malam semakin semangat, kebalikan sekali dengan orang-orang pada umumnya”. Begitu kata Bu Lusi sewaktu menghabiskan setiap malam di kantor dengan beberapa anggota tim CB untuk merampungkan seluruh keperluan proposal rencana training.
Setelah terlibat perdebatan sengit antara penyusun proposal yang terkadang harus berlimbah “airmata” dan jatuh sakit, akhirnya pelatihan ditetapkan tanggal 1 Desember 2008 untuk Pelatihan Kendali Mutu bidang manager dan tanggal 15 Desember untuk Pelatihan Pengadaan Barang & Jasa. Seluruh tim harus berpencar (all out) membagi tugas untuk merekrut peserta sesuai jumlah target yang disepakati yaitu 65 orang. Begitu juga untuk pelatihan pengadaan barang dan jasa untuk angkatan pertama yaitu 105 orang. Jumlah peserta di awal masih jauh sekali dari target. Sementara tim mencari peserta, sebagian lagi mengkoordinasikan materi dan fasilitator pelatihan ke PUSBIN KPK dan BKPP Provinsi NAD & Bappenas.
Di lain pihak Bu Lusi sebagai Team Leader, juga berkoordinasi dengan PMU (Program Management Unit) dan Bank Dunia selaku tim donor. Kembali lagi, Bu Lusi harus menarik nafas dengan melihat keadaan yang ada. PMU tidak akan memberi surat persetujuan jika pihak Bank Dunia tidak lebih dahulu mengeluarkan No Objection Letter (NOL), begitu juga dengan Bank Dunia yang menunggu BRR atau PMU untuk memperbaiki Addendum yang sudah disubmit.
Ini namanya fenomena ”Ayam” dan ”Telor” dan para expat juga setuju dengan fenomena ”Chichken and Egg”. Dengan kata lain, berdasarkan rapat pleno antara Bank Dunia, PMU dan advisornya (Pak Chris), diputuskan bahwa kegiatan training (Capacity Building) IPM untuk sementara dipending sampai waktu yang tidak ditentukan. Seluruh tim sangat kecewa dan putus asa, namun bukan Bu Lusi namanya kalau tidak bisa memompa semangat anak buah nya, serta bersikeras untuk melaksanakan program CB-IPM demi saudara-saudara kita di NAD & Nias.
Setelah merekonsiliasi kegiatan CB selama satu minggu, singkat kata Team Leader CB IPM bersama Activity Program Director, Pak Greg Lee menghadap Pak Eddy Purwanto (Deputi Bidang Operasi BRR) yang notabene berkomitmen untuk membaktikan waktu dan pikirannya untuk CB IPM, untuk melapor bahwa program CB dipending untuk waktu yang tidak ditentukan. Tanpa diduga Pak Eddy langsung mengangkat telepon dan berbicara dengan Bank Dunia representative untuk MDF di Banda Aceh, Pak Lixin Gu, mempertanyakan mengapa harus dipending dan menghimbau Bank Dunia untuk mengkonsider agar program training CB IPM dilaksanakan segera. Itu juga kalau Bank Dunia memang concern terhadap kemajuan saudara-saudara kita di Aceh.
Akhirnya dengan serta merta Pak Lixin Gu hadir di BRR untuk mengatasi problem ”Chichken & Egg” tadi dengan niat baik ingin melaksanakan program training CB IPM ini dengan cara lain. Untuk itu disepakati bahwa kegiatan training akan dilaksanakan pada tanggal 15 Desember 2008. Seluruh anggota CB akhirnya bekerja keras untuk mengumpulkan jumlah peserta sesuai target yang direncanakan. Di tanggal 6 Desember, seluruh anggota CB sudah mendapat 22 orang calon peserta Pelatihan QC-qa & Safeguard. Namun, pada tanggal 7 Desember sekitar pukul 9 malam, Bu Lusi mendapat telepon dari Michael Tiwang, utusan satker BRR, bahwa pelatihan harus diundur hingga batas waktu yang tidak ditentukan dengan sebuah alasan yang kurang jelas dari Bank Dunia. Setelah berkoordinasi dengan Pak Greg Lee, tim internal akhirnya harus memutuskan untuk menunda pelatihan sampai ada kabar baru dari Bank Dunia.
Seluruh anggota bingung bagaimana harus mengatakan ke calon peserta bahwa pelatihan diundur lagi sampai batas waktu yang tidak ditentukan. Dan selama itu juga tim CB masih diributkan untuk masalah administrasi oleh keuangan IPM. Akhirnya diputuskan bahwa semua kegiatan ditunda menunggu kepastian dari Bank Dunia dan PMU. Berselang sehari dari pengunduran itu, angin segar kembali berhembus. ”Pelatihan ini harus jadi sebelum tahun 2008 ini selesai” Begitu kata Pak Edi dari BRR. Setelah berkoordinasi dengan Greg Lee, selaku Project Director GHD, konsultan IREP IPM, tim CB juga gencar mencari peserta hingga mencapai target 30 orang.
Berbagai masalah administrasi termasuk pembayaran di muka uang tempat pelatihan hingga penjemputan peserta langsung ke kabupaten terdekat dijalani anggota CB demi terlaksana pelatihan ini. Pada tanggal 17 Desember 2008, acara pembukaan pelatihan QC-qa & Safeguard dilaksanakan di Training Centre Unsyiah, Banda Aceh. Acara itu berlangsung cukup lancar setelah sehari sebelumnya masih berjuang keras untuk mendatangkan utusan BRR untuk membuka acara pembukaan ini. Pak Bastian selaku Deputi Infrastruktur BRR menandatangani kontrak dengan Pak Krisna selaku utusan PUSBIN KPK sebagai penyelenggara kegiatan.
Pelatihan berjalan lancar dengan beberapa senyum dari anggota CB mengingat perjuangan hingga pelatihan ini dilaksanakan. Penutupan pelatihan pada tanggal 20 Desember juga ditutup dengan evaluasi dan kesan pesan yang positif. Pelatihan untuk kelas engineer, inspector dan Pelatihan Pengadaan barang & Jasa yang rencananya akan dilakukan Januari 2009 juga di sambut baik oleh peserta pelatihan.
Capacity Building, tak semudah yang kita bayangkan…."
“Apa Pak, Berubah lagi?” Erika terkaget mendengar Pak Ismet mengatakan perubahan jadwal pelatihan yang sudah berubah ke tiga kali nya. Jadwal yang sudah tersusun rapi berikut detail budget yang telah diperhitungkan matang terbuang sia-sia hanya menjadi onggokan kertas di salah satu sudut sisi kantor IREP-IPM. Tim Capacity Building (CB) IREP IPM sedang berjuang untuk menyusun proposal pengadaan training Pengadaan Barang & Jasa (Procurement) dan Pelatihan Kendali Mutu, Kendali Kontrol & Lingkungan (QC-qa & Safeguards).
Misi Bank Dunia di April 2008 menghasilkan keputusan bahwa CB IREP IPM harus menyusun proposal tahap I yaitu Capacity Building for Infrastructure Program Protection atau sering disebut Fast Track Program dengan nilai 5,95 M IRD. Oleh sebab itu seluruh anggota tim harus berkoordinasi hingga proposal tersebut selesai pada Juni 2008. Proposal tersebut berisi garis besar Pelaksanaan Pelatihan Pengadaan Barang & Jasa (Procurement) dengan target peserta 200 orang dan Pelatihan Kendali Mutu & Lingkungan (QC-qa & Safeguards) dengan target peserta 800 orang (200 untuk profesional staff dan 600 untuk sub profesional staf).
Ternyata kerja keras CB IPM mendapatkan hasil, pada Juli 2008, CB IPM mendapat kunjungan dari Representatif Bank Dunia untuk bidang Capacity Building yaitu Mr. Omer dari Washington DC. Kedatangan Pak Omer ke Banda Aceh mendukung 100% Program CB yaitu pelaksanaan training. Dukungan itu ditandai dengan disusunnya Aide Memoar berisi dukungan terhadap pelaksanaan training.
Sebenarnya jika dilihat dari TOR (Terms of Reference) Capacity Building IREP-IPM, belum menjelaskan bahwa Tim Capacity Building harus melaksanakan training untuk periode tahun 2009. Namun setelah melalui diskusi panjang antara BRR dan IREP, menyepakati bahwa Pelatihan Pengadaan Barang & Jasa dan Pelatihan Kendali Mutu, Kendali Kontrol & Lingkungan (QC-qa & Safeguards) menjadi focus utama kegiatan Capacity Building saat ini.
Focus utama pelatihan awalnya ditujukan pada PPK dan kabupaten yang terkait dengan pengelolaan pengembangan infrastruktur dari proyek IREP IRFF, namun akhirnya focus tersebut beralih ke aparat di lingkungan SKPD pemerintah. Akhirnya proposal selesai dilaksanakan tepat sebelum misi Bank Dunia pada Oktober 2008. Persiapan misi Bank Dunia dipersiapkan dengan presentasi dan laporan utama berisi persiapan pelatihan dengan harapan mendapat dukungan dari Bank Dunia dan BRR sehingga training dapat dilaksanakan sesuai jadwal.
Tindakan lanjutan dari tercetusnya Aide Memoar tersebut adalah disusunnya Kerangka Acuan Kerja / TOR (Terms if reference) dari masing-masing pelatihan dan Proposal Capacity Building for Infrastructure Protection Plan - Training Implementation Plan for NAD – Nias. Sembari penyusunan proposal, misi Bank Dunia juga hadir di Oktober 2008. Pada saat itu, CB mempunyai kesempatan untuk mempresentasikan draft proposal yang sudah disusun dengan harapan mendapat dukungan dari Bank Dunia.
Ternyata, harapan itu sia-sia, Bu Lusi selaku Team Leader CB IPM naik menuju ruangannya setelah selesai melakukan presentasi di depan utusan Bank Dunia tertunduk lemas sambil menarik nafas. Ibu dua putra itu tidak berkata apa-apa hanya diam memasuki ruangannya di lantai dua dan langsung menyambar tas mukena nya berjalan menuju kamar mandi, sembari berjalan beliau sempat berpesan ke seluruh tim, katanya,”Saya sholat dulu, habis itu kita ngobrol sebentar”.
Seluruh tim seolah-olah mengerti dengan ekspresi team leader mereka, dan hanya berbisik-bisik mencoba menganalisa keputusan dari hasil presentasi tersebut.
“Saya mau seluruh tim ini solid!!!!” Begitu kata Bu Lusi sambil sedikit manrik nafas ke seluruh tim, setelah semua anggota berkumpul. ”Saya tidak mau melihat ada yang berlari-lari terbirit-birit karena ngurusin proposal yang deadline, sementara ada yang dengan santai saja pulang jam 5 teng, seolah-olah tidak punya tanggung jawab terhadap tugas capacity building ini sendiri”. Bu Lusi sedikit emosi mengeluarkan kata-kata yang menurut beliau memang harus disampaikan ke setiap anggota tim, karena sebelumnya beliau juga sudah mendapat teguran dan masukan dari Pak Sarwar, selaku Program Director IREP yang banyak mendukung untuk pelaksanaan pelatihan ini.
Seminggu sesudah liburan lebaran usai, seluruh anggota CB adalah penghuni terakhir kantor IREP IPM hingga larut malam, hingga pukul 2 pagi, terkadang jam 11 malam, dan pernah hingga pukul 5 pagi.
“Kaki saya sampai bengkak dan harus istirahat seharian dirumah” kata Pak Ismet, salah satu tim CB. Kenapa tidak? Paling tidak setiap harinya beberapa orang di CB harus pulang sampai larut malam, mungkin paling cepat jam 9 malam.
“Itu saja sudah syukur kalo sampai jam 9 malam” sambung Erika menimpali omongan Pak Ismet.
Seluruh anggota CB bekerja keras mengedit proposal tersebut hingga akhirnya pada 7 November, proposal Training Implementation Plan” dapat di submit untuk diberikan ke Bank Dunia.
Chris Summers, adviser Deputi Infrastruktur memberi banyak masukan dan terlibat langsung dalam penyusunan proposal “Training Implementation Plan”. Dimulai dari anggaran biaya dan jadwal yang selalu berubah sesuai dengan perubahan anggaran biaya. “Pak Chris, itu semakin malam semakin semangat, kebalikan sekali dengan orang-orang pada umumnya”. Begitu kata Bu Lusi sewaktu menghabiskan setiap malam di kantor dengan beberapa anggota tim CB untuk merampungkan seluruh keperluan proposal rencana training.
Setelah terlibat perdebatan sengit antara penyusun proposal yang terkadang harus berlimbah “airmata” dan jatuh sakit, akhirnya pelatihan ditetapkan tanggal 1 Desember 2008 untuk Pelatihan Kendali Mutu bidang manager dan tanggal 15 Desember untuk Pelatihan Pengadaan Barang & Jasa. Seluruh tim harus berpencar (all out) membagi tugas untuk merekrut peserta sesuai jumlah target yang disepakati yaitu 65 orang. Begitu juga untuk pelatihan pengadaan barang dan jasa untuk angkatan pertama yaitu 105 orang. Jumlah peserta di awal masih jauh sekali dari target. Sementara tim mencari peserta, sebagian lagi mengkoordinasikan materi dan fasilitator pelatihan ke PUSBIN KPK dan BKPP Provinsi NAD & Bappenas.
Di lain pihak Bu Lusi sebagai Team Leader, juga berkoordinasi dengan PMU (Program Management Unit) dan Bank Dunia selaku tim donor. Kembali lagi, Bu Lusi harus menarik nafas dengan melihat keadaan yang ada. PMU tidak akan memberi surat persetujuan jika pihak Bank Dunia tidak lebih dahulu mengeluarkan No Objection Letter (NOL), begitu juga dengan Bank Dunia yang menunggu BRR atau PMU untuk memperbaiki Addendum yang sudah disubmit.
Ini namanya fenomena ”Ayam” dan ”Telor” dan para expat juga setuju dengan fenomena ”Chichken and Egg”. Dengan kata lain, berdasarkan rapat pleno antara Bank Dunia, PMU dan advisornya (Pak Chris), diputuskan bahwa kegiatan training (Capacity Building) IPM untuk sementara dipending sampai waktu yang tidak ditentukan. Seluruh tim sangat kecewa dan putus asa, namun bukan Bu Lusi namanya kalau tidak bisa memompa semangat anak buah nya, serta bersikeras untuk melaksanakan program CB-IPM demi saudara-saudara kita di NAD & Nias.
Setelah merekonsiliasi kegiatan CB selama satu minggu, singkat kata Team Leader CB IPM bersama Activity Program Director, Pak Greg Lee menghadap Pak Eddy Purwanto (Deputi Bidang Operasi BRR) yang notabene berkomitmen untuk membaktikan waktu dan pikirannya untuk CB IPM, untuk melapor bahwa program CB dipending untuk waktu yang tidak ditentukan. Tanpa diduga Pak Eddy langsung mengangkat telepon dan berbicara dengan Bank Dunia representative untuk MDF di Banda Aceh, Pak Lixin Gu, mempertanyakan mengapa harus dipending dan menghimbau Bank Dunia untuk mengkonsider agar program training CB IPM dilaksanakan segera. Itu juga kalau Bank Dunia memang concern terhadap kemajuan saudara-saudara kita di Aceh.
Akhirnya dengan serta merta Pak Lixin Gu hadir di BRR untuk mengatasi problem ”Chichken & Egg” tadi dengan niat baik ingin melaksanakan program training CB IPM ini dengan cara lain. Untuk itu disepakati bahwa kegiatan training akan dilaksanakan pada tanggal 15 Desember 2008. Seluruh anggota CB akhirnya bekerja keras untuk mengumpulkan jumlah peserta sesuai target yang direncanakan. Di tanggal 6 Desember, seluruh anggota CB sudah mendapat 22 orang calon peserta Pelatihan QC-qa & Safeguard. Namun, pada tanggal 7 Desember sekitar pukul 9 malam, Bu Lusi mendapat telepon dari Michael Tiwang, utusan satker BRR, bahwa pelatihan harus diundur hingga batas waktu yang tidak ditentukan dengan sebuah alasan yang kurang jelas dari Bank Dunia. Setelah berkoordinasi dengan Pak Greg Lee, tim internal akhirnya harus memutuskan untuk menunda pelatihan sampai ada kabar baru dari Bank Dunia.
Seluruh anggota bingung bagaimana harus mengatakan ke calon peserta bahwa pelatihan diundur lagi sampai batas waktu yang tidak ditentukan. Dan selama itu juga tim CB masih diributkan untuk masalah administrasi oleh keuangan IPM. Akhirnya diputuskan bahwa semua kegiatan ditunda menunggu kepastian dari Bank Dunia dan PMU. Berselang sehari dari pengunduran itu, angin segar kembali berhembus. ”Pelatihan ini harus jadi sebelum tahun 2008 ini selesai” Begitu kata Pak Edi dari BRR. Setelah berkoordinasi dengan Greg Lee, selaku Project Director GHD, konsultan IREP IPM, tim CB juga gencar mencari peserta hingga mencapai target 30 orang.
Berbagai masalah administrasi termasuk pembayaran di muka uang tempat pelatihan hingga penjemputan peserta langsung ke kabupaten terdekat dijalani anggota CB demi terlaksana pelatihan ini. Pada tanggal 17 Desember 2008, acara pembukaan pelatihan QC-qa & Safeguard dilaksanakan di Training Centre Unsyiah, Banda Aceh. Acara itu berlangsung cukup lancar setelah sehari sebelumnya masih berjuang keras untuk mendatangkan utusan BRR untuk membuka acara pembukaan ini. Pak Bastian selaku Deputi Infrastruktur BRR menandatangani kontrak dengan Pak Krisna selaku utusan PUSBIN KPK sebagai penyelenggara kegiatan.
Pelatihan berjalan lancar dengan beberapa senyum dari anggota CB mengingat perjuangan hingga pelatihan ini dilaksanakan. Penutupan pelatihan pada tanggal 20 Desember juga ditutup dengan evaluasi dan kesan pesan yang positif. Pelatihan untuk kelas engineer, inspector dan Pelatihan Pengadaan barang & Jasa yang rencananya akan dilakukan Januari 2009 juga di sambut baik oleh peserta pelatihan.
Herika Indriani
(editing by CB Team)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar